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Wie ich meine E-Mail-Fluten kanalisiere

16. März 2012, 12.23 Uhr von

Seit vier Wochen nun erhalte ich meine RSS-Feeds per E-Mail. Alles, was von außen kommt, läuft damit automatisch in eine Mailbox. Pro Tag ist das eine dreistellige Zahl an neuen Nachrichten, die dazu noch erheblich schwanken kann. Ich habe daher ein System etabliert, womit ich die Fluten auch sehr schnell wieder trennen und in unterschiedliche Kanäle leiten kann. Mit meinem Umstieg auf Blogtrottr (Teil 2 und Teil3) bin ich sehr zufrieden. An keinem Tag habe ich den Google Reader bisher vermisst.

Der universelle Posteingang (universal inbox) hat einen großen Vorteil. Man sieht alle Eingänge auf einen Blick, muss nicht ständig zwischen verschiedenen Posteingängen wechseln und kann alle Mails in einem Schwung abarbeiten (batch processing). Das gilt vor allem, wenn man unterwegs ist und die E-Mails mit dem Smartphone abruft. Dementsprechend werden die Mails nicht nur an bestimmten Tagen als Fluten empfunden (CES, Mobile World Congress, CeBIT), sondern auch in bestimmten Kontexten. Die Kanalisierung der E-Mails ist also vor allem für die Nutzung auf dem Handy wichtig.

Für alle Mails von Blogtrottr (also die Feeds, die ich lese) und die Pressemitteilungen (die ich über eine eigene Mailadresse abonniert habe) habe ich auf dem Server meines IMAP-Providers Fastmail Filterregeln angelegt. Diese Mails, die der Information dienen und nicht der Kommunikation, werden grundsätzlich als gelesen markiert. Auf diese Weise piepst das Smartphone nicht bei jeder neuen Blogtrottr-Mail, wenn ich unterwegs IMAP Idle nutze, sondern nur, wenn die E-Mail an mich direkt gerichtet ist. Auf meinem Laptop blinkt und piept grundsätzlich nichts.

In wenigen Sekunden umgestellt

Im Normalfall ist der Filter so eingestellt, dass diese Mails mit in den normalen Posteingang laufen. Innerhalb weniger Sekunden kann ich über die Oberfläche von Fastmail aber auch umstellen, dass sie in den Unterordner News laufen. Dann piepst das Handy nur, wenn mir jemand mitteilen möchte, dass das Treffen um eine halbe Stunde verschoben wurde. Die RSS-Feeds kann ich dann manuell abrufen und lesen, wenn ich pünktlich am Treffpunkt erschienen bin und noch die halbe Stunde Zeit habe.

Auf dem Laptop reicht mir der eine, große Posteingang. Aber auch hier kann eine Trennung sinnvoll sein, wenn man beispielsweise vier Stunden am Stück konzentriert arbeiten und sich von allen Nachrichten abschirmen möchte, nicht aber von E-Mails mit Informationen, die man für diese Arbeit benötigt.

Ich hatte zuerst eine andere Konstellation gewählt, wo die beiden Ströme grundsätzlich getrennt sind und lediglich im Thunderbird in einem virtuellen Ordner zusammengeführt werden. Damit hätte ich mir die jeweilige Umstellung der Filterregel auf dem Fastmailserver gespart. Der virtuelle Ordner greift auf die reguläre Inbox sowie auf den Unterordner News zu, allerdings nicht schnell genug. Es kam sehr oft zu Verzögerungen von mehreren Minuten bis zu einer halben Stunde, bis die Mails auch im virtuellen Ordner auftauchten.

Und wie es Google macht

Eine Mailbox für alle meine Mailadressen hatte ich schon länger. Auf dem Handy war es einfach zu kompliziert, alle Postfächer nacheinander abzuklappen – vor allem in einer ländlichen Gegend mit suboptimalen Mobilfunkempfang. Verbindung zum Server aufbauen, Passwort schicken – da war die Latenz dann doch sehr hoch. Die Einrichtung ist sehr einfach, man leitet einfach alle Mailadressen an ein Postfach weiter. Umso besser, wenn dort ein guter Spamfilter läuft.

Die Idee ist nicht neu. Gmail bzw. Google Mail hat die Priority Inbox eingeführt, um die E-Mail-Fluten in zwei Kanäle zu leiten. Dahinter steht allerdings ein Algorithmus, der zwar trainiert werden kann, mich würde es aber unterwegs immer in den Fingern reizen, doch noch im richtigen Mailfach nachzuschauen, ob dort nicht ‚aus Versehen‘ die Mail einsortiert wurde, auf die ich so sehnsüchtig warte. Bei meiner Methode weiß ich, wo welche Mail landet. Das gibt mir mehr Ruhe.

Die Lösung kann aber nicht sein, die E-Mail-Fluten bloß in die richtigen Kanäle zu leiten. Die Lösung muss sein, die Flut einzudämmen: RSS-Feeds und Newsletter abbestellen, Freunde und Kollegen erziehen, seltener lange Mails zu schreiben als ständigen Chit-Chat.



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4 Antworten zu “Wie ich meine E-Mail-Fluten kanalisiere”


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